智能档案密集架数字化管理要求

目前采用的档案管理系统软件均具有全文检索功能,用户通过企业局域网进入档案査询系统输入关键字,即可在电子档案库中检索到符合检索条件的电子档案。充足的电子档案是实现档案全文检索的基础,因此实现档案的数字化就要着重做好以下几方面工作。 

(1) 在项目建设初期,签订工程和设备合同时,就提出文件材料电子版的归档问题。要求施工单位对移交的所有施工档案进行扫描后移交电子版;要求设备供货商提交设备图纸、说明书的电子版;并确定其文件存储格式,以便其电子版能够直接挂接,避免重复进行档案数字化加工。

(2) 通过技术手段,建立档案管理系统与办公自动化系统等业务管理系统的数据接口,将各业务系统中形成的具有保存价值的电子文件提取至档案管理系统。 

(3) 对纸质档案进行数字化加工,进行纸质档案数字化加工应遵循利用率优先原则;其次对保存时间较久、载体面临损坏危险的档案进行数字化;最后要遵循安全保密原则,按照国家相关规定具有密级的档案不可以上网,但可以将这部分档案扫描后刻录成光盘保管,增加存储形式 档案数字化工作可参照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)进行。